[建档案需要什么资料]市民建档案整理实习报告

02级档案学 刘霜、倪腾      XX年7月14日——30日，我们有幸在导师的指导下，对成都市民主建国会的档案进行了制作全引目录和编制大事记的工作。一．档案的大致情况    通过对市民建档案的整理，我们做了如下的统计：     市民建档案收集了1951年到XX年的档案，其中缺少了1968——1982年期间的档案（1966年5月至1976年10月的“文化大革命”使民建中央和各级地方组织被迫停止活动11年，这个时期没有档案。之后的1977——1982年由于支部工作没有开展，因此也没有档案保存下来。），而且1966——1968每年均只有一卷的《预算、决算、月报表》。50年代除了永久保存的档案还保留一部分长期，60年代也还有4卷长期档案。考虑到时代背景，那个年代遗留的档案较少，这些档案很可能会永久保存。二．市民建归档文件中发现的问题：一、归档范围1． 归档的文件范围不固定。一方面，市民建归档的文件有的只有草稿或定稿，有的又只有正本，一部分则两者皆有。一些重要的文件只留有草稿，一些简报倒是正本定稿均有，不能不说是很遗憾的事情。另一方面，不知是不是档案散失的原因。如62年就只有组织处的11、12月份工作计划，其他月份则没有。其他各年度的工作计划也少有收齐的，这种情况也主要存在于60年代。2.  重份文件。不管是过去，还是现在，或多或少的存在这个问题。市民建档案在XX年以后的保存中，将所接收到通知，大多保存了完全相同的两份，这是完全没有必要的。XX年第七卷里的第26件文件就保存了重份。3.  插页的情况。在市民建的档案中，偶尔有一两张空白页插入其中，而有的是编了张号的，有的则没有，也没有做任何的注明，这样会使档案查阅者在查阅时不明所以，造成误解。4.  垫纸。在1985年以后，市民建的档案中出现了“垫纸”。所谓垫纸，就是将一些无用的纸张同档案放在一起，无形中增加了档案的数量，但是却给档案的保管带来了极大的不便，浪费了人力，物力。尤其是如果就此移交档案馆，会造成完全不必要的麻烦。通过观察，我们发现有的案卷数量已经足够，但仍然有垫纸；有的数量极少，也有垫纸。但是，不管是出于什么目的，都不应该有这种做法。二、归档文件的按件装订。如一组文件是市民建上报新的组织机构情况的，要求上级机关批准和备考。发了四份文件，省民建也回复了四份文件，中央民建又把送省民建的两份文件抄送了市民建。如此多的文件既不是按时间先后排列，又没有把请示和批复放在一起，显得很混乱，不仔细分析，不知道里面包含几件事情。三、案卷内页号的编制首先，就空白页而言，前面已经提到了。其次，有的文件两面都有文字，但是盖张号时却只作为了一张；有的文件一张是两页，保存时对折起来，仍然被作为了一张，这些都是不规范的。四、全宗内档案的分类市民建的档案立卷最大的问题就是立卷划分混乱，卷内文件缺少联系，而且贯穿于整个50年的档案立卷活动中，影响极大。市民建作为机关部门，有固定的内部机构，但因为在五、六十年代所产生的档案相对较少，因此是以“年度——事由”来划分的，而到了七、八十年代，机关活动较多，档案数量也有相应的增长，故是以“年度——机构”来划分。 然而到了1998年及其以后，则是有的已年度——事由来划分，有的以年度——机构来划分。这对于立卷来说，显得混乱。一个案卷并不是以一个事由来立卷，而是几个问题联合立卷，有的问题又分散在好几个案卷里面。如60年代，一年中各月的工作计划安排常被分在若干个卷内立卷。如61年卷2中有8、9月份的工作安排，而当年四季度的工作安排又放到了61年的第3卷中，且与其他卷内文件联系不是很紧密。63年第七卷就包括了组织处工作计划，各支部的活动情况、工作计划，给省工委的复函，会员情况简报等等。而案卷题名拟为了“本会与有关组织工作计划、简报、总结以及省工委组织通则。”这显然不能揭示卷内文件的共性。五、划定保管期限    六十年代，除65年各支部的上报材料作为长期保存外，其余年度均作为永久保存。而80年代以后，上述文件则全部归为长期保存。根据惯例，下级机关的年度、季度计划、总结、报告一般是应该作长期保存的，虽然考虑到60年代重意识形态，强调工商业者的思想改造，这些材料在当时显然有比现代更重要的意义，但仍无法解释60年代归档保管期限极不统一的现象。而对于本机关所编的工作简报，一部分是以长期保存，一部分则以短期保存。1991年，宣教处的工作简报，作为了短期保存，而其他的工作简报又是长期保存。除此以外，1983年后出现了一个比较模糊的概念：定期保管。所谓的定期，到底是多久没有明确规定。六、卷内文件数量    在整理的档案案卷中，有的案卷数量太多，超过了档案盒的容纳极限，造成了档案的保存不便，使档案暴露在外，对档案实体是一种伤害。特别是五、六十年代的文件纸张质量不是很好，就更不应如此立卷。在XX年第六卷，里面共保存信息专卷（1——100期），包括了定稿和草稿，共有五百多页，显得过于繁多，这样做卷内文件目录太多，保存也极不方便。  七、案卷排列与编号    市民建以前整理档案时，将一年的案卷在分为了永久，长期，短期三个部分，三个部分有的是大流水号，有的是小流水号。这样一来，就给人以混乱的感觉，同时，它的排列顺序也有不对，1996度的案卷，将短期排在了前面，长期排在了后面，轻重不分。八、文书本身存在的不规范如存在有“请示报告”的说法，也有一个请示里面出现两件事情的情况。有的文件中，提到的领导人，只写了他的姓和职务，而无全名，档案最为备查的文件，事过一般很久，对于这些不会明白，容易不知所云何人，都不利于档案用户的利用。对会议的记录，有的是以速记的方式记下来的，事后也没有进行重新抄录的工作。潦草的文字、随意的纸张，都增加了利用的难度。三．我们的初步处理意见和对以后文书档案工作的一些建议：1．在立卷方面应该按照国家颁发的《机关文件材料归档和不归档的范围》和《文书档案保管期限表》确定归档文件和保管期限。综合运用立卷特征，灵活运用二至三个特征来组一个案卷。我们对卷内文件组织得极不规范的一些案卷作了重组，但限于精力和时间有限，大部分案卷保持了原有的面貌。2．每个案卷中的档案不应太多，如一件事包括的档案确实很多，可拆分为连续编号的几个案卷。对于单个案卷中档案过少的案卷，可以联合组卷，或者在文件装订线处用纸加厚再装订，可以既美观又牢固。3．对于50——60年代的档案，我们认为这是很宝贵的历史资料，应妥善保管。但这部分档案由于年代久远，当时的纸质又不好，用笔不规范，到现在已出现纸张发黄、墨迹下渗、字迹模糊的现象。我们认为应立即对这部分档案进行全部或部分的复印工作，以挽救这部分史料。而且文书部门在整理立卷时，就应该把字迹开始模糊，或者纸张极为不好的文件及时复印，一起保存，这样既可以给用户提供方便，又对档案实体作了最大限度的保管，避免因翻阅而带来的毁坏。此外，由于五十、六十年代的文件质量不是很好，一个案卷数量不宜过多。4．我们将80年代以后确实完全一样的重复文件进行了清理。对于垫纸这种现象，我们在重新整理时，将所有的垫纸都拆了下来，重新装卷。保存档案，是根据其使用利用价值来保存的，对于没有利用价值的文件尚且不保存，又怎么能保存这些毫无用处的废纸呢？5．对于定期文件的处理，我们通过参考案卷里面的文件材料，将一小部分定为了长期，大多数定为了短期。通过对案卷保管期限的再判断，我们对所有案卷进行了重新的排列，一年编一个流水号，比如说：1986年，从永久第一卷起，排到了永久第五卷，再将长期第一卷改为了第六卷，依次往后推，并且将同一个保管期限的案卷，按照办公室在前，组织处次之，宣教处再次之的方法，有主次、有顺序的排列。并且将以前案卷上没有注明的卷内文件的件数，页数，起止日期等的地方补充完整。做到使案卷准确，完整。6．对于空白插页而又没有编号的，我们在备考表里作了注明，并认为文书部门立卷时应努力避免这种情况出现。7．我们认为会议记录等应尽可能在速记稿作好之后，应转化为正式文件或正楷抄录件，便于以后查找利用。同时应避免出现“李副市长”、“王处长”等字句，这会对以后的利用查找带来不便。8.  对于不同类型的档案应该分开保管。奖状，照片都应该单独存在一个案卷里，而不应该和纸质材料档案放在一起。照片应该在其背面或者用单独的一页纸注明照片的时间、地点和事件，并注明其参照的纸质材料保存的卷号，件号，使其成为档案有机组成的一部分。四. 结语综上观之， 民间档案工作与文书工作中出现的诸多问题大部分是很基本、很简单的问题，但却因之处理不当，造成了文书不规范、立卷混乱和卷内文件缺乏条理，以至利用困难。成都市民建的问题决不是一个偶然的现象，它反映了我国民主党派归档制度上的漏洞。在当前情况下，各民主党派的档案由谁保管由其自主决定。如，《广东省档案馆收集档案范围实施细则》规定“经协商同意,接收或代存省级各民主党派机构形成的档案”；《苏州市档案馆收集档案范围实施细则》规定“经协商同意，收集或代存苏州市各民主党派机构形成的档案。”但大部分党派的各个地方机构均采取了由其自身保管，不向档案馆移交的方式，各民主党派的地方机构也不向上级机构移交档案。由于缺少指导，就使保存不当的情况普遍存在，且因档案分散造成利用不便。归档过程不规范、保管不力、利用困难是其严重弊病。民主党派在我国发挥着重要的参政议政作用，其形成的档案记录着国家各个方面的信息，是宝贵的史料，是我们档案体系中重要的一环。所以解决民主党派档案工作规范化已刻不容缓。