办公自动化教程|在机关办公自动化正式运行仪式上的讲话

同志们：

    集团公司机关办公自动化暨两级电子公文传输系统的开发建设完成，是集团公司信息化建设取得的一项重大成果，它标志着集团公司在推进机关和企业现代化办公，提高工作效率和工作水平方面又迈出了坚实的一步。在此，我代表集团公司，对机关办公自动化暨两级电子公文传输系统的开发成功和正式运行表示热烈的祝贺！并向参加项目开发、建设、实施的全体工程技术人员、各有关单位、集团公司各有关部门、企事业单位表示衷心的感谢！

    近几年来，集团公司认真贯彻落实中央的决策和部署，对信息化建设工作给予了高度重视，并不失时机地抓住和利用信息化所带来的技术成果和发展机遇，大力推进整个集团的信息化建设工作。在以往工作的基础上，从2001年开始,多次召开办公会议研究信息化建设工作，并明确提出：抓紧推进集团公司总部和所属单位机关的办公自动化建设和应用，使行政管理、应急指挥和快速反应能力进一步提高，高效率、高质量地为集团公司宏观管理与科学决策服务。并于2001年5月开始进行集团公司办公自动化系统建设“十五”规划编制工作及实施方案的可行性研究。为建设先进、实用、稳定、可靠的办公自动化系统，在全国相关范围内进行了广泛调研，对集团公司办公自动化现状进行了深入分析，在此基础上对集团公司“十五”期间办公自动化系统建设进行了整体规划，明确了“十五”期间集团公司办公自动化系统建设的目标、原则、任务和主要建设项目。

    在此基础上，在集团公司信息化工作领导小组的领导下，规划计划部和科技发展部牵头组织，办公厅和经济技术研究中心认真组织实施工作，建立了网络二期工程和办公自动化项目实施领导小组，组建了精干的技术专家队伍，成立了项目管理部，全面开展了办公自动化系统建设工作。在系统建设工作中，技术人员与业务人员团结配合，紧密跟踪国内外办公自动化先进技术发展趋势，认真借鉴国家有关部委和省市政府及国有大型企业办公自动化建设的先进技术和经验，严格遵循国家的有关标准规范，对系统整体方案、技术路线、实施计划进行了较为全面、细致的论证，整个开发建设工作做到了组织严密，运行规范，确保了系统建设的顺利进行。

    经过两年来的共同努力，开发建设了基于石油计算机网络（cnpcnet），采用浏览器+应用服务器+数据库服务器三层体系结构的系统应用平台。应用工作流设计思想，采用模块化设计方法，开发了公文处理、档案管理、会议管理等十一个功能模块，实现了公文、档案一体化管理，实现了集团公司总部与所属各企事业单位两级电子公文传输及管理。并采用了先进的电子印章及公文加密、解密传输技术，保障了电子公文传输的安全、可靠。系统的整体建设，具有结构合理、技术先进、使用方便、运行稳定的特点，可根据用户需要进行界面定制，具有较好的可扩展性。系统整体上达到了国内先进水平。

    为保障系统的安全、可靠、成功运行，办公厅制定了《电子公文传输管理办法》和《机关电子文件运行管理办法》等规章制度和运行管理规范，办公厅和项目管理部还对机关部门领导、员工及各企事业单位办公室负责同志及有关人员进行了培训，印发了机关和企业办公自动化系统应用操作指南和培训手册，并于11月1日起进行了试运行。从近两个月的试运行情况看，系统设计科学、先进、合理，系统运行稳定可靠，使用简单方便，符合机关和企业应用实际，基本达到了规划确定的目标，具备了正式运行的条件。

    集团公司机关办公自动化及两级电子公文传输系统的开发建设成功，是集团公司高度重视信息化建设工作、正确决策的结果；也是机关各部门、各企事业单位通力协作、共同努力的结果；更是广大信息工作者科学探索、辛勤工作的结果。

    下面，我就集团公司下一步机关办公自动化及两级电子公文传输系统运行工作，提出几点意见和要求：

    一、要进一步提高认识，积极推动办公自动化系统建设与应用。党的十六大报告指出：“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择。坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化”。集团公司对加强信息化建设工作非常重视，马总在今年年初集团公司工作会议上提出：“要加快信息化建设，按照中央关于信息化带动工业化的要求，加强集团公司内部信息网络建设，逐步扩大文件和各种共享信息网上传输的覆盖面，不断完善各种管理软件并及时升级换代，充分运用各种信息化模型为管理和决策工作服务，并以此带动管理流程的再造”。办公自动化系统建设是集团公司信息化建设的一个重要组成部分。机关各部门、各企事业单位一定要充分认识到，加强办公自动化系统的建设与应用是贯彻落实中央、国务院关于信息化工作方针、部署的具体行动，是贯彻落实集团公司建设具有国际竞争力的跨国企业集团这一宏伟目标的实际步骤，是实现规模化管理,促进传统业务流程再造,提高管理水平、增强企业综合实力的重要手段。因此，要从组织、人员、资金、技术等各方面给予充分保障，确保办公自动化工作的健康发展和办公自动化系统的有效运用。

    二、要领导带头，在应用上狠下工夫。机关办公自动化及两级电子公文传输系统的正式运行，是集团公司办公自动化的重要里程碑，也是对传统办公方式、办公习惯的一次重大变革。办公自动化是一个系统工程，运用规模越大，功能配套越好，应用效率越高，效益就越大。在办公自动化系统的建设与应用中，集团公司总部要带头，两级机关要带头，各级领导要带头。各级领导要进一步提高自觉性，增强主动性，带头学会使用办公自动化系统操作流程，带头运用办公自动化系统办公，带头执行电子公文运行的管理规范，要积极鼓励、严格要求本单位员工使用办公自动化系统，做办公自动化学习、使用、推广的楷模。经过一段时间的推广使用，大家熟悉操作后，就会体会到办公自动化给工作带来的便利，喜欢使用它，离不开它。当然有一个过程，希望大家多学习、多实践。从2004年1月1日起，集团公司、机关部门密级以下的下发公文、函，各企事业单位上报集团公司的请示、报告，一律通过电子公文传输系统传送，不再印发和接收纸质文件。

    三、加强办公自动化系统的运行维护管理，做到规范化、制度化。在办公自动化及两级电子公文传输系统的运行中，机关各部门、各企事业单位要认真执行集团公司《电子公文传输管理办法》、《机关电子文件运行管理办法》等规定，并结合本单位的实际情况，制定具体的管理办法和工作制度。要按照办公自动化系统确定的工作流程，分解各岗位职责，任务落实到人，确保系统运行有条不紊、前后衔接。要做好基础资料电子化工作，保证系统的正常运行。在电子文件和纸质文件并存时期，要注意处理好两个关系：一是电子文件和纸质文件印制发送形式同期并存的关系，二是电子文件存档和纸质文件存档共存的关系，确保两种介质的文件按照各自的规范要求，不误、不混、不出差错。办公厅要做好机关办公自动化及两级电子公文传输中的协调、沟通和指导工作。经济技术研究中心要做好技术支持和保障工作，确保系统正常、安全、可靠运行。机关各部门、各企事业单位要保证系统运行、使用所涉及的工作人员熟悉系统工作流程、熟练掌握操作方法。同时，要做好使用中各种情况的反馈沟通，发现问题要及时报告，以便调整完善。希望上下各方要共同精心应用，共同支持配合，使这个系统发挥出应有的作用。

    四、要认真落实《中国石油天然气集团公司（未上市部分）2003-2005年信息化工作计划》。集团公司机关各部门、各企事业单位要按照《中国石油天然气集团公司（未上市部分）2003-2005年信息化工作计划》（中油计字[2003]485号）中关于办公应用系统建设的工程目标、建设原则、实施内容、进度计划，在现有基础上对本部门、本单位的办公自动化建设进行认真规划、周密部署，按照先易后难、先简后繁的顺序分步实施与完善，使办公自动化系统逐步成为机关工作人员高效、安全的协同工作平台和得心应手的有力办公手段。各部门、各单位在建设办公自动化系统时，要特别注意以下三个方面：一是要通过办公自动化系统建设过程，梳理、优化、改造机关业务流程，简化办事程序，提高办事效率。二是要依托办公自动化系统平台，整合各种业务信息和应用系统，形成综合应用平台，实现信息的集中管理。要特别注意各分系统、子系统之间的衔接，确保信息共享，不再形成新的信息“孤岛”。要尽量采用统一的平台、统一的数据库结构、统一的界面风格。三是要提高系统的安全性，按照国家有关规定建立、健全网络信息安全体系，确保网络安全、信息安全和应用安全。经过2-3年的努力，把集团公司的办公自动化水平提高到一个新的阶段。

    同志们，今天机关办公自动化暨两级电子公文传输系统正式启动，只是集团公司办公自动化工作的一个新起点。希望大家积极探索办公自动化工作的新路子，将系统建设及推广应用工作推向一个新的高潮，在提高管理水平、提高服务能力、提高工作效率上发挥重要作用。 2004年元旦将至。借此机会，我代表集团公司党组、代表集团公司各位领导，向参加今天会议的同志并通过你们向广大干部职工和离退休老领导、老同志拜个早年。祝大家新年愉快、阖家欢乐、身体健康、万事如意！

    谢谢大家。