【文件整理方法】文件整理的最终目的是
时间:2019-12-22 来源:推荐 点击：
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1、 对机关档案工作的意义
（1） 有利于机关档案业务建设的开展
第一，由于立卷工作过于繁琐、复杂，工作量大，效率低。专职档案人员的配备不能得到保证，兼职档案人员较多，而且经常更换，往往是刚刚熟悉立卷工作又被调岗。因此，每年的立卷工作很难按时完成。《规则》的颁布实施，满足了机关简化手工劳动的要求，在保证归档文件整理工作质量的同时，减少了人力占用，缩短了工作时间，提高了工作效率。同时由于其方法简便，也更容易被机关文档人员理解和掌握。这就为机关档案工作以自身改革来适应新的形势打下了良好的基础。
第一， 利于节省机关的财力物力和保持文件的原貌
机关档案工作是一项条件性很强的工作，所需财力、物力等资源不可能依靠自身经济效益来解决，而须依赖于所在机关提供。由于机关各方面条件的限制，这种资源往往是有限的，因此更需要合理分配。机关档案工作包括许多方面，归档文件整理只是其中一项基础性工作。立卷工作需要的必备的工具和材料是要一定资金的，加之裁边、打孔等操作，直接破坏了档案原貌，其弊端更不待言。
第三，理顺机关档案工作职能
归档文件整理的目的是便于利用。改革归档文件整理方法，从人力、物力等方面为归档文件整理工作减负，最终目的还是为了理顺机关档案工作的职能，更好地提供利用，为机关各项工作服务。与利用工作的要求相比较，立卷本身存在许多固有的不足之处。例如，案卷的存在增加了检索层次，影响检索效率；案卷题名拟写随意性强，建立在其上的检索途径可靠性差；以案卷为单位提供利用，不同密级和不同事由的文件组合在一起，利用与保密要求矛盾尖锐；文件装订成卷，不利于复印、缩微、扫描等工作；而更重要的是，由于繁琐的立卷往往占用了各单位文书人员和档案工作人员绝大部分的工作时间，开发利用工作必然受到影响。《规则》推行以“件”为保管单位，从根本上克服了上述弊端，同时通过简化归档文件整理工作，对整理和利用之间的矛盾进行了调整，引导机关档案人员将注意力更多地投向深化检索体系、丰富检索途径、完善利用服务等。
（2） 为档案馆业务建设奠定了基础
第一，便于档案馆控制档案进馆质量
由于档案室和档案馆利用需求不同，衡量档案保存价值的标准会发生变化，需要剔除那些不具备进馆价值的档案；由于机关档案室整理工作不合规范或鉴定工作中保管期限划分不准确，移交进馆前就须返工重整。立卷条件下，往往一卷中只有一份或几份文件存在上述情况，就不得不拆卷重整，再重新装订。这样不但费事费力，还会给档案本身带来不必要的磨损。以 “件”为保管单位，即使需要再加工，也不存在拆卷问题，直接按件剔除或补充即可。这对档案馆接收档案，以及进馆档案重新进行专题整理等工作都是十分有用的。
第二，利于档案馆向社会开放档案
档案馆不只是单纯收藏档案的场所，而是面向社会的科学文化事业单位，是档案信息服务的中心。《中华人民共和国档案法》规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。”提供利用馆藏档案，必须严格区分开放和控制使用的范围，往往需要具体到每一份文件，而同一案卷内的文件，内容往往不单一。即使在立小卷的情况下，卷内不同文件在密级、价值等方面也不一定相同。馆藏档案提供利用时以卷为单位进行，利用者就可能接触到不在其利用范围内的其他档案内容。这既不利于进行保密和控制使用，还会影响其他档案的使用寿命。此外，由于强调案卷的整齐美观，档案人员往往组成比较厚的卷。这些案卷内容复杂，页数甚至多达200页左右，不易复印或缩微，限制了利用方式的多样化，给利用者和档案馆的利用服务人员带来不便。这些问题充分说明了传统的立卷方法与档案馆扩大利用之间的矛盾。制定《规则》，推行文件级整理则可以很好地解决这个问题，为馆藏档案向社会利用铺平了道路。
第三，在缓解档案馆库房压力，提高检索的效率以及查全率、查准率等方面《规则》也可以起到显著的作用，为各级档案馆强化基础建设，更好地完成收集、保管、利用职能服务。
（3）有利于实现档案现代化
第一，为以计算机技术为中心的现代科学技术在档案管理工作中的有效应用铺平道路；
第二，促进了机关文档一体化管理的实现；
第三，为设计合理的电子文件整理方法打下了基础。
文件管理的主要目的是（D ）。
A 实现虚拟存储
B 提高外存的读写速度
C 用于存储系统文件
D 实现文件按名存取
解析:
简单地说，文件是一段程序或数据的集合，文件系统就是操作系统中与管理文件有关的软件和数据，它负责为用户建立文件，撤销、读写、修改和复制文件，还负责文件的按名存取和存取控制。
文件系统具有以下特点：
(1)友好的用户接口，用户只对文件进行操作而不用管文件的结构和存放的物理位置。
(2)对文件按名存取，对用户透明。这也是文件系统的主要目的。
ISO9000:2005标准里说得很清楚：
2.7.1 文件的价值
文件能够沟通意图、统一行动，其使用有助于：
a) 满足顾客要求和质量改进；
b) 提供适宜的培训；
c) 重复性和可追溯性；
d) 提供客观证据；
e) 评价质量管理体系的有效性和持续适宜性。
文件的形成本身并不是目的，它应当是一项增值的活动。
ISO9001质量管理体系中文件控制的目的和作用：
1.确保文件是充分与适宜的；
2.确保文件的更改和现行修订状态得到识别：
3.确保在使用处可获得适用文件的有关版本；
4.确保文件保持清晰、易于识别；
5.确保外来文件得到识别，并控制其分发；
6.防止作废文件的非预期使用，
7.向客户提供产品满足要求的证据；
1、不管哪方面质量体系编制的目的就是为了保证本企业产品的质量，因编制的目的也就是本企业的质量方针的总结。2、程序就是根据ISO9001：2008同本行业要求，逐条相互对应，结合以往各部门对质量控制措施，如实进行表达，制作成一个供本企业各部门执行的一个范本。从员工培训、原材料采购、材料的进出库，半成品加工到成品制作等每个环节都必须有相应的措施及经手人的签字确认，以保证质量具有相对的可追溯，就是一有质量问题马上可追溯到那个环节出了问题，为什么会出问题，如何来纠正等。3、内审员学习问题，关键就是理解，不理解ISO9001：2008本身和本行业的特点，学习起来就会感觉到是学天书一样，只有很好地理解本行业质量特点和原来本企业质量管理及质量控制措施才能学习好，没有现成的只有通过多熟悉、理解、吃透学起来就会变得轻松。最后祝你成功。
1、从源头上保证文件的规范性。
接文过程中，要严格审查文件是否加盖公章、签发时间是否及时、是否留存联系人、文中内容是否规范得体、附件是否齐备等，防止因文件不规范，导致公文难以流转或流转困难。
2、给文件做好编号工作。
按照自定义的编号规则，依次对接收的文件进行规范化管理。编号后的文件，好比就给其上完户口，其具有唯一性。以后在找文件过程中不必再看文件的名称了（文件名称类似的话，影响找文件的效率），直接对应记录找文件编号即可。
3、接收文件后及时传阅。
对于接收的文件，要及时送达领导各级领导手中，切不可在自己手中耽搁，以免影响整体办件效率或耽误重要事情。
4、及时跟踪文件办理进展情况。
文件流转到哪个环节，要及时跟踪，及时到领导办公室取回阅处完的文件，若有批示则按照批示及时传递办理，并对文件流转的过程一一进行记录，防止文件无法跟踪文件办理情况。
5、及时记录领导批示。
对于大领导的批示，可以记录在办公软件中，这样就可以宏观地了解文件办理进程，对于查询历史文件办理过程具有很重要的作用，防止因临时无法找到文件而不知道文件曾经的具体办理情况。
6、及时将文件数字化。
文件数字化，即对办理完成的文件进行数字扫描。这样能够极大地便利我们对文件的管理和查阅。文件一般扫描为PDF格式的。
7、及时完成文件的归档。
文件及时归档，不仅可以节省办公空间，而且能够减少将正在办理的文件错误混合在已办理完成的文件中，防止文件丢失。
简述档案业务工作的“六个环节” 档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段方式 ，给专职档案人员提出了更高的要求。为此，专职档案人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，专职档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使专职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。
一、规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，也是成为一流企业的一项重要保障。
当今世界已进入知识经济和信息时代，信息已成为比资产（本）更为 重要的战略资源。档案管理工作作为信息业的组成部分，档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。
我公司是首家在香港上市的国内咨询公司，从默默无闻的只有二、三十人的小公司发展到近一百六、七十人的上市公司，在形成和发展具有顾问特色的企业文化、经营管理、业务拓展等各方面积累了丰富的资源。为了使公司向国际化、标准化、质量化的轨道前进，公司内部结构在不断地改革变迁，公司制度和管理水平也在改革中不断完善提高，这就对档案管理工作的发展提出了新的要求。在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，全面地记录和反映公司建立、建设和发展的历史过程，是办公室行政管理的重要组成部分和必须做好的一项基础性工作，成为一项紧迫的任务。它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险，提高公司的市场竞争力、推动公司持续发展起重要作用，也成为衡量公司经营管理水平的重要标志。
二、进一步增强做好档案管理工作的自觉性，尽快突破办公室当前档案初级保管管理，行政、人事档案保管单一的阶段，在规范档案的管理的前提下，积极拓展档案信息资源。
目前，我公司办公室的档案管理是将平时研究院下发的收文、公司内部发文和签报分别收集，于当年年底、次年年初再次筛选，将上一年度的文件分成上述三大类目立卷装订保存，内容是简单地将行政、党群、人事、经营管理、综合业务管理制度多方面的集中起来，基本处在档案管理的初级保管的阶段。随着公司的壮大和发展，业务量的增加和形成的文件的部门不断增多，现有的文件分类、档案管理方式已逐渐跟不上公司发展的要求。
如何把学习到的知识应用到实际工作中去，是当前应该面对和解决的首要问题，也是日后档案管理工作的重中之重。所以，重新构建适宜公司业务发展实际的综合档案管理系统性框架、拓展档案信息资源是当务之急，也是有利于综合档案管理工作的开展和日常管理的关键点。
首先，要熟悉、掌握公司的业务情况和专业知识，针对公司的业务性质以及内部组织结构重新调整档案的类目；其次，还要系统地整理历史档案，积极开发档案信息资源。目前，我公司档案管理工作存在的问题：各业务部门档案工作开展并未形成制度，这一问题主要表现在以下几个方面：一是，业务部门没有把档案工作纳入部门职责范围，导致部分档案信息的流失。二是，在日常活动中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况严重。公司档案信息的流失问题主要表现在：业务部门研究人员对企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记等档案大多掌管在相应的当事人手中，不能及时归档。有的即便归档也不注意归原件，经常归复印件。这些问题直接随着人员的流动导致档案信息资源的部分流失。
上述档案信息资源流失部分，正是亟需拓展、开发的档案资源。
再比如，我公司上市过程中的文件和材料的也要进行目录收集、公司经营管理活动档案的要单独整理；建立并完备科研、声像载体、实物、设备、外事、会议及公关活动档案等文书、科技、专门档案的工作，此项内容也是整体档案管理工作顺利进行的前提。只有将档案有条理地进行分门别类，才能保证档案准确、有效地收集和利用。为档案的收集、整理、立卷、归档、鉴定与统计等管理工作提供基础，体现档案的价值所在。
三、档案管理模式上集中统一，实体分部门保管利用是赛迪顾问档案管理工作的发展方向
档案工作许多传统的做法和管理模式对做好不同时期的档案工作起到了积极作用，但结合顾问公司具体实际情况来看，有一些传统做法似乎不能适应当前公司发展的需要，必须进行重视和创新。其中包括档案工作收集、整理、鉴定、保管、统计和利用六个环节和一些具体的操作手段的革新。
我公司的产品，是知识产品，顾问公司又是上市公司，遵照国家有关部门对上市公司的管理规定，财务部门和综合业务部门是极为特殊的部门，其有关的文件、报表、合同管理在是绝对机密的，所以这部分档案以分散保存的形式保管。另外，顾问组织机构众多，涉及公司业务拓展、专项研究、会议公关活动等方方面面，这些部门承担的大量繁重的业务支撑工作。针对这种特性， 公司档案管理也要符合这一企业特点的模式，要在加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理的同时，确定公司档案文件材料的归档范围，并在立卷制度上更新。在结合研究院档案管理工作精神的前提下，从组卷的形式到装订的手段，尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐的操作步骤和不必要的过程、环节，在模式上集中统一，尽快完成归档程序，尽量缩短立卷归档周期。在模式上集中统一，即要求公司各部门所保管的档案要相对集中到一人，这样不致因各部门档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。同时各部门都要复制一套目录归办公室档案部门备份保存，也就是我们常说的目录交流，这样会更清楚地整体记录公司发展和业务管理的轨迹，档案管理工作做到有条不紊，整齐规范，有规可循，有目可查。这种企业档案的价值是无形资产的，同时也能为日后档案综合利用提供便利条件。其他部门，如人力资源部、品牌推广部、各个事业部（定制产品）等研究部门等，这些部门的档案实体，都要针对各自部门的不同性质和特点，制定不同的管理方法，进行并规范、科学化保管。但怎样做到既不影响日后调档利用，又便于推行各部门在繁忙业务之余立卷,而不视其为额外负担，值得进一步探讨。因为无论是档案的业务工作，还是档案的管理工作以及档案信息的交流，其最终的目的都是帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理环节。
四、努力提高档案管理人员的专业知识和业务能力
档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这要求从事档案工作的档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式，给档案管理人员提出了更高的要求。目前赛迪顾问为提高工作效率，没有设立专门的档案人员，采取的是兼职的办法。为加强档案方面的系统理论和实践知识，建立有效的档案管理制度，使兼职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才，公司派出两名办公室人员加强档案管理的专业学习和培训。
提高档案管理人员的业务能力和工作技能，我认为主要体现在三个方面：一是要认真学习档案管理知识，提高认识档案知识的水平。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础。二是对档案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的业务，要不断提高档案管理方面的业务水平和工作技能；三是要勤总结，勤改进，不断创新。
五、要认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题，完善档案管理制度加强档案管理的规范化建设，健全各项档案制度，制定相关管理制度。
档案信息是一种无形资产，也是企业的宝贵财富。为使档案信息资源不流失，要建立健全档案管理制度，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作合理化的实施开展，这也是档案管理工作顺利进行的保证。
我认为赛迪顾问的档案工作制度管理应该包含三个方面内容：一是将档案管理制度正式纳入企业管理制度，明确管理档案的部门或人员。 二是建立健全公司档案工作各项制度，依据制度对有关部门进行档案目录汇集和使用调控。旨在提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。三是办公室档案管理人员对档案管理的主要环节要照章管理，并纳入企业管理运行程序，有利于从文件材料的形成、积累、管理、归档有序进行。从而切实把公司档案管理纳入制度化轨道。
比如，确定分管领导和专(兼)职档案人员，负责对档案管理的组织协调工作和档案的收集和整理工作。各部门指定专门人员可以为兼职档案员，负责本部门的档案收集、接收、整理、分类、鉴定、保管、统计、移交等工作，业务上受公司办公室的监督、指导。
办公室档案管理人员平时也要认真做好收集、整理、管理工作。做到及时、主动收集存档的资料；按时归档、定期整理并经常检查，反复过滤；整理有序，科学管理，分柜存放，方便查找。
要将档案管理工作纳入公司业务管理程序，纳入公司各业务部门、职能部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。即部门档案的管理工作做到“三纳入”、“四同步”：纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
编号：Q/LD-GL-TG-01
公司文件管理制度
拟 制：
审 核：
批 准：
1.目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2.范围
本制度适用于公司所有有效文件。
3.职责
3.1体系管理办公室
3.1.1 负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。
3.1.2 负责公司文件的下发及管理。
3.1.3 负责本制度的实施。
3.2 其它各部门
3.2.1负责拟制与本部门工作职责相关的文件。
3.2.2负责按本制度规定执行
4．程序内容
4.1公司文件的分类
4.1.1 公司文件进行以下分类：
A层文件：手 册
B层文件：程序文件
C层文件：三级文件（包括管理制度、作业指导书、操作规程、相关记录、标准化表格、外来文件等）。
4.1.2外来文件
（1）法律法规及相关政策要求；（2）技术标准。
4.2公司文件的管理
4.2.1公司文件管理归口于体系管理办公室，体系管理办公室负责所有公司文件的下发管理，负责建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，保证公司文件处理工作高效运转。
4.2.2公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。
4.3文件编制与审批
4.3.1文件格式要求
（1）文件要有名称、编号、版本、实施日期、拟制/审核/批准人等。
（2）文件的内容包括：目的、适用范围、职责、程序内容、相关记录等。
（3）文件应字迹清楚，标示明确。
4.3.2文件的编制与审批
各部门适用的文件由各部门根据相关程序的要求编制，部门领导或主管领导审核，经管理者代表批准，体系管理办发放，保存相关记录。
4.4文件编号
公司文件按照如下规则编号：
Q/LD-XX-XX-XX
文件顺序号，按01、02等依次编号区分。
部门汉语拼音名称缩写。
代表公司管理文件类型缩写。
代表公司内部文件。
各部门汉语拼音名称缩写为：
体系管理办公室TG，行政综合办公室ZH，财务部CW，安全管理办公室AG，质检部ZJ，人力资源RL，市场部SC，设备部SB，电仪车间DY，甲醚分厂JM，DCB分厂DCB。
公司管理文件类型缩写：
作业指导书ZD, 操作规程GC, 规范GF, 质量计划JH, 标准BZ，管理制度GL。 4.5文件下发与签收
4.5.1公司所有文件的下发，均需填写《文件发放回收记录》。
4.5.2新文件的下发如涉及到原有文件的作废，应在新文件下发后立即废止，且废止的旧文件须按废止的相关程序予以保管或销毁。
4.5.3公司所有下发的文件，必须办理签收手续。由体系管理办公室提供《文件发放回收记录》，交相关收文人员签收。
4.6文件的保存
4.6.1文件的保存形式：文件可以以书面形式或电子版形式保存，以电子版形式保存时，应有备份。
4.6.2文件的原件由体系管理办公室负责保存，副本由各部门负责保存。
4.6.3文件要分类保存，便于阅览；查阅和借阅文件，需经文件管理部门同意并作好记录，借阅文件的时间一般不得超过10天。
4.6.4当文件被毁坏、污染、脱色时，应重新领取新文件同时交还原文件；文件丢失时，向文件发放部门重新申请领取新文件。
4.6.5所有失效或作废文件由相关部门及时从使用现场撤出，加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用；对于作废文件因保留信息等需要不能销毁而需保存的，须经管理者代表批准，加盖“作废留存”印章，并在《文件、资料废弃记录表》上加以注明。
4.7文件的修改
文件的修改包括换版、更改、补充，由体系管理办负责。
4.7.1 文件的持有者在使用过程中发现内容不适用时，由持有者提供更改申请，并填写《文件更改申请表》送交体系管理办。
4.7.2 文件更改的审批，应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批，但其应获得审批所需要的有关背景资料。
4.7.3 文件经过多次更改或需修改内容超过原文的三分之一时，应由公司组织专业人员修订换版，由体系管理办在原《文件更改申请单》上注明，报管理者代表审批。
4.7.5 有关工艺、技术、程序的重要文件，应经必要的验证后由原批准者审批。
4.8文件的废弃与销毁
4.8.1废弃文件时，记录作废原因，经过有关部门的审核，得到有关文件最终认可者的认可后，通报给体系管理办，原文件发放部门在作废文件上加盖“作废”印章并收回。
4.8.2文件被作废后，文件控制部门在《文件发放回收记录》上作有关文件编号的删除标识，登记在《文件、资料废弃记录表》上，并整理文件目录。
4.8.3文件被作废后，因特殊需要留存的，应在原文件上加盖“作废留存”印章，并与现行文件分开保存。
4.8.4文件的销毁由各部门提出申请，经管理者代表批准，体系管理办实施。
4.9 文件的复制
任何部门未经许可不准私自复印、拷贝文件，需要复制文件时，应向管理部提出申请，经原文件批准人核准后方可复制。
5．相关记录
《文件发放回收记录》
《文件借阅、复制记录》
《文件、资料废弃记录表》
《文件更改申请单》
《文件销毁申请》
《文件有效性检查表》
选择D；电脑使用一段时间后，由于文件的存贮和删除操作，磁盘上文件和可用空间会变得比较零散，这儿一片，那儿一片，我们称它为"碎片"。如果这种情况不加整理，磁盘的存取效率会下降。而磁盘碎片整理程序正可以帮您这个忙，将存贮的文件放在连续的空间上，令可用空间变成整块，不再处处是"碎片"。 提醒你一下，在使用磁盘碎片整理程序的时候最好关掉所有的程序，这样比较好整理，速度快.说白了,就是会使你的系统文件,更整洁啦,把硬盘上杂乱的文件按顺序排列到一起.让我们更高速的检索硬盘上的文件.相当于整理下衣柜.让我们更方便快速的找到自己想穿的衣服。
文件整理的最终目的是第1篇
1、 对机关档案工作的意义
（1） 有利于机关档案业务建设的开展
第一，由于立卷工作过于繁琐、复杂，工作量大，效率低。专职档案人员的配备不能得到保证，兼职档案人员较多，而且经常更换，往往是刚刚熟悉立卷工作又被调岗。因此，每年的立卷工作很难按时完成。《规则》的颁布实施，满足了机关简化手工劳动的要求，在保证归档文件整理工作质量的同时，减少了人力占用，缩短了工作时间，提高了工作效率。同时由于其方法简便，也更容易被机关文档人员理解和掌握。这就为机关档案工作以自身改革来适应新的形势打下了良好的基础。
第一， 利于节省机关的财力物力和保持文件的原貌
机关档案工作是一项条件性很强的工作，所需财力、物力等资源不可能依靠自身经济效益来解决，而须依赖于所在机关提供。由于机关各方面条件的限制，这种资源往往是有限的，因此更需要合理分配。机关档案工作包括许多方面，归档文件整理只是其中一项基础性工作。立卷工作需要的必备的工具和材料是要一定资金的，加之裁边、打孔等操作，直接破坏了档案原貌，其弊端更不待言。
第三，理顺机关档案工作职能
归档文件整理的目的是便于利用。改革归档文件整理方法，从人力、物力等方面为归档文件整理工作减负，最终目的还是为了理顺机关档案工作的职能，更好地提供利用，为机关各项工作服务。与利用工作的要求相比较，立卷本身存在许多固有的不足之处。例如，案卷的存在增加了检索层次，影响检索效率；案卷题名拟写随意性强，建立在其上的检索途径可靠性差；以案卷为单位提供利用，不同密级和不同事由的文件组合在一起，利用与保密要求矛盾尖锐；文件装订成卷，不利于复印、缩微、扫描等工作；而更重要的是，由于繁琐的立卷往往占用了各单位文书人员和档案工作人员绝大部分的工作时间，开发利用工作必然受到影响。《规则》推行以“件”为保管单位，从根本上克服了上述弊端，同时通过简化归档文件整理工作，对整理和利用之间的矛盾进行了调整，引导机关档案人员将注意力更多地投向深化检索体系、丰富检索途径、完善利用服务等。
（2） 为档案馆业务建设奠定了基础
第一，便于档案馆控制档案进馆质量
由于档案室和档案馆利用需求不同，衡量档案保存价值的标准会发生变化，需要剔除那些不具备进馆价值的档案；由于机关档案室整理工作不合规范或鉴定工作中保管期限划分不准确，移交进馆前就须返工重整。立卷条件下，往往一卷中只有一份或几份文件存在上述情况，就不得不拆卷重整，再重新装订。这样不但费事费力，还会给档案本身带来不必要的磨损。以 “件”为保管单位，即使需要再加工，也不存在拆卷问题，直接按件剔除或补充即可。这对档案馆接收档案，以及进馆档案重新进行专题整理等工作都是十分有用的。
第二，利于档案馆向社会开放档案
档案馆不只是单纯收藏档案的场所，而是面向社会的科学文化事业单位，是档案信息服务的中心。《中华人民共和国档案法》规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。”提供利用馆藏档案，必须严格区分开放和控制使用的范围，往往需要具体到每一份文件，而同一案卷内的文件，内容往往不单一。即使在立小卷的情况下，卷内不同文件在密级、价值等方面也不一定相同。馆藏档案提供利用时以卷为单位进行，利用者就可能接触到不在其利用范围内的其他档案内容。这既不利于进行保密和控制使用，还会影响其他档案的使用寿命。此外，由于强调案卷的整齐美观，档案人员往往组成比较厚的卷。这些案卷内容复杂，页数甚至多达200页左右，不易复印或缩微，限制了利用方式的多样化，给利用者和档案馆的利用服务人员带来不便。这些问题充分说明了传统的立卷方法与档案馆扩大利用之间的矛盾。制定《规则》，推行文件级整理则可以很好地解决这个问题，为馆藏档案向社会利用铺平了道路。
第三，在缓解档案馆库房压力，提高检索的效率以及查全率、查准率等方面《规则》也可以起到显著的作用，为各级档案馆强化基础建设，更好地完成收集、保管、利用职能服务。
（3）有利于实现档案现代化
第一，为以计算机技术为中心的现代科学技术在档案管理工作中的有效应用铺平道路；
第二，促进了机关文档一体化管理的实现；
第三，为设计合理的电子文件整理方法打下了基础。
文件整理的最终目的是第2篇
文件管理的主要目的是（D ）。
A 实现虚拟存储
B 提高外存的读写速度
C 用于存储系统文件
D 实现文件按名存取
解析:
简单地说，文件是一段程序或数据的集合，文件系统就是操作系统中与管理文件有关的软件和数据，它负责为用户建立文件，撤销、读写、修改和复制文件，还负责文件的按名存取和存取控制。
文件系统具有以下特点：
(1)友好的用户接口，用户只对文件进行操作而不用管文件的结构和存放的物理位置。
(2)对文件按名存取，对用户透明。这也是文件系统的主要目的。
文件整理的最终目的是第3篇
ISO9000:2005标准里说得很清楚：
2.7.1 文件的价值
文件能够沟通意图、统一行动，其使用有助于：
a) 满足顾客要求和质量改进；
b) 提供适宜的培训；
c) 重复性和可追溯性；
d) 提供客观证据；
e) 评价质量管理体系的有效性和持续适宜性。
文件的形成本身并不是目的，它应当是一项增值的活动。
文件整理的最终目的是第4篇
ISO9001质量管理体系中文件控制的目的和作用：
1.确保文件是充分与适宜的；
2.确保文件的更改和现行修订状态得到识别：
3.确保在使用处可获得适用文件的有关版本；
4.确保文件保持清晰、易于识别；
5.确保外来文件得到识别，并控制其分发；
6.防止作废文件的非预期使用，
7.向客户提供产品满足要求的证据；
文件整理的最终目的是第5篇
1、不管哪方面质量体系编制的目的就是为了保证本企业产品的质量，因编制的目的也就是本企业的质量方针的总结。2、程序就是根据ISO9001：2008同本行业要求，逐条相互对应，结合以往各部门对质量控制措施，如实进行表达，制作成一个供本企业各部门执行的一个范本。从员工培训、原材料采购、材料的进出库，半成品加工到成品制作等每个环节都必须有相应的措施及经手人的签字确认，以保证质量具有相对的可追溯，就是一有质量问题马上可追溯到那个环节出了问题，为什么会出问题，如何来纠正等。3、内审员学习问题，关键就是理解，不理解ISO9001：2008本身和本行业的特点，学习起来就会感觉到是学天书一样，只有很好地理解本行业质量特点和原来本企业质量管理及质量控制措施才能学习好，没有现成的只有通过多熟悉、理解、吃透学起来就会变得轻松。最后祝你成功。
文件整理的最终目的是第6篇
1、从源头上保证文件的规范性。
接文过程中，要严格审查文件是否加盖公章、签发时间是否及时、是否留存联系人、文中内容是否规范得体、附件是否齐备等，防止因文件不规范，导致公文难以流转或流转困难。
2、给文件做好编号工作。
按照自定义的编号规则，依次对接收的文件进行规范化管理。编号后的文件，好比就给其上完户口，其具有唯一性。以后在找文件过程中不必再看文件的名称了（文件名称类似的话，影响找文件的效率），直接对应记录找文件编号即可。
3、接收文件后及时传阅。
对于接收的文件，要及时送达领导各级领导手中，切不可在自己手中耽搁，以免影响整体办件效率或耽误重要事情。
4、及时跟踪文件办理进展情况。
文件流转到哪个环节，要及时跟踪，及时到领导办公室取回阅处完的文件，若有批示则按照批示及时传递办理，并对文件流转的过程一一进行记录，防止文件无法跟踪文件办理情况。
5、及时记录领导批示。
对于大领导的批示，可以记录在办公软件中，这样就可以宏观地了解文件办理进程，对于查询历史文件办理过程具有很重要的作用，防止因临时无法找到文件而不知道文件曾经的具体办理情况。
6、及时将文件数字化。
文件数字化，即对办理完成的文件进行数字扫描。这样能够极大地便利我们对文件的管理和查阅。文件一般扫描为PDF格式的。
7、及时完成文件的归档。
文件及时归档，不仅可以节省办公空间，而且能够减少将正在办理的文件错误混合在已办理完成的文件中，防止文件丢失。
文件整理的最终目的是第7篇
简述档案业务工作的“六个环节” 档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段方式 ，给专职档案人员提出了更高的要求。为此，专职档案人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，专职档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使专职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。
一、规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，也是成为一流企业的一项重要保障。
当今世界已进入知识经济和信息时代，信息已成为比资产（本）更为 重要的战略资源。档案管理工作作为信息业的组成部分，档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。
我公司是首家在香港上市的国内咨询公司，从默默无闻的只有二、三十人的小公司发展到近一百六、七十人的上市公司，在形成和发展具有顾问特色的企业文化、经营管理、业务拓展等各方面积累了丰富的资源。为了使公司向国际化、标准化、质量化的轨道前进，公司内部结构在不断地改革变迁，公司制度和管理水平也在改革中不断完善提高，这就对档案管理工作的发展提出了新的要求。在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，全面地记录和反映公司建立、建设和发展的历史过程，是办公室行政管理的重要组成部分和必须做好的一项基础性工作，成为一项紧迫的任务。它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险，提高公司的市场竞争力、推动公司持续发展起重要作用，也成为衡量公司经营管理水平的重要标志。
二、进一步增强做好档案管理工作的自觉性，尽快突破办公室当前档案初级保管管理，行政、人事档案保管单一的阶段，在规范档案的管理的前提下，积极拓展档案信息资源。
目前，我公司办公室的档案管理是将平时研究院下发的收文、公司内部发文和签报分别收集，于当年年底、次年年初再次筛选，将上一年度的文件分成上述三大类目立卷装订保存，内容是简单地将行政、党群、人事、经营管理、综合业务管理制度多方面的集中起来，基本处在档案管理的初级保管的阶段。随着公司的壮大和发展，业务量的增加和形成的文件的部门不断增多，现有的文件分类、档案管理方式已逐渐跟不上公司发展的要求。
如何把学习到的知识应用到实际工作中去，是当前应该面对和解决的首要问题，也是日后档案管理工作的重中之重。所以，重新构建适宜公司业务发展实际的综合档案管理系统性框架、拓展档案信息资源是当务之急，也是有利于综合档案管理工作的开展和日常管理的关键点。
首先，要熟悉、掌握公司的业务情况和专业知识，针对公司的业务性质以及内部组织结构重新调整档案的类目；其次，还要系统地整理历史档案，积极开发档案信息资源。目前，我公司档案管理工作存在的问题：各业务部门档案工作开展并未形成制度，这一问题主要表现在以下几个方面：一是，业务部门没有把档案工作纳入部门职责范围，导致部分档案信息的流失。二是，在日常活动中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况严重。公司档案信息的流失问题主要表现在：业务部门研究人员对企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记等档案大多掌管在相应的当事人手中，不能及时归档。有的即便归档也不注意归原件，经常归复印件。这些问题直接随着人员的流动导致档案信息资源的部分流失。
上述档案信息资源流失部分，正是亟需拓展、开发的档案资源。
再比如，我公司上市过程中的文件和材料的也要进行目录收集、公司经营管理活动档案的要单独整理；建立并完备科研、声像载体、实物、设备、外事、会议及公关活动档案等文书、科技、专门档案的工作，此项内容也是整体档案管理工作顺利进行的前提。只有将档案有条理地进行分门别类，才能保证档案准确、有效地收集和利用。为档案的收集、整理、立卷、归档、鉴定与统计等管理工作提供基础，体现档案的价值所在。
三、档案管理模式上集中统一，实体分部门保管利用是赛迪顾问档案管理工作的发展方向
档案工作许多传统的做法和管理模式对做好不同时期的档案工作起到了积极作用，但结合顾问公司具体实际情况来看，有一些传统做法似乎不能适应当前公司发展的需要，必须进行重视和创新。其中包括档案工作收集、整理、鉴定、保管、统计和利用六个环节和一些具体的操作手段的革新。
我公司的产品，是知识产品，顾问公司又是上市公司，遵照国家有关部门对上市公司的管理规定，财务部门和综合业务部门是极为特殊的部门，其有关的文件、报表、合同管理在是绝对机密的，所以这部分档案以分散保存的形式保管。另外，顾问组织机构众多，涉及公司业务拓展、专项研究、会议公关活动等方方面面，这些部门承担的大量繁重的业务支撑工作。针对这种特性， 公司档案管理也要符合这一企业特点的模式，要在加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理的同时，确定公司档案文件材料的归档范围，并在立卷制度上更新。在结合研究院档案管理工作精神的前提下，从组卷的形式到装订的手段，尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐的操作步骤和不必要的过程、环节，在模式上集中统一，尽快完成归档程序，尽量缩短立卷归档周期。在模式上集中统一，即要求公司各部门所保管的档案要相对集中到一人，这样不致因各部门档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。同时各部门都要复制一套目录归办公室档案部门备份保存，也就是我们常说的目录交流，这样会更清楚地整体记录公司发展和业务管理的轨迹，档案管理工作做到有条不紊，整齐规范，有规可循，有目可查。这种企业档案的价值是无形资产的，同时也能为日后档案综合利用提供便利条件。其他部门，如人力资源部、品牌推广部、各个事业部（定制产品）等研究部门等，这些部门的档案实体，都要针对各自部门的不同性质和特点，制定不同的管理方法，进行并规范、科学化保管。但怎样做到既不影响日后调档利用，又便于推行各部门在繁忙业务之余立卷,而不视其为额外负担，值得进一步探讨。因为无论是档案的业务工作，还是档案的管理工作以及档案信息的交流，其最终的目的都是帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理环节。
四、努力提高档案管理人员的专业知识和业务能力
档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这要求从事档案工作的档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式，给档案管理人员提出了更高的要求。目前赛迪顾问为提高工作效率，没有设立专门的档案人员，采取的是兼职的办法。为加强档案方面的系统理论和实践知识，建立有效的档案管理制度，使兼职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才，公司派出两名办公室人员加强档案管理的专业学习和培训。
提高档案管理人员的业务能力和工作技能，我认为主要体现在三个方面：一是要认真学习档案管理知识，提高认识档案知识的水平。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础。二是对档案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的业务，要不断提高档案管理方面的业务水平和工作技能；三是要勤总结，勤改进，不断创新。
五、要认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题，完善档案管理制度加强档案管理的规范化建设，健全各项档案制度，制定相关管理制度。
档案信息是一种无形资产，也是企业的宝贵财富。为使档案信息资源不流失，要建立健全档案管理制度，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作合理化的实施开展，这也是档案管理工作顺利进行的保证。
我认为赛迪顾问的档案工作制度管理应该包含三个方面内容：一是将档案管理制度正式纳入企业管理制度，明确管理档案的部门或人员。 二是建立健全公司档案工作各项制度，依据制度对有关部门进行档案目录汇集和使用调控。旨在提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。三是办公室档案管理人员对档案管理的主要环节要照章管理，并纳入企业管理运行程序，有利于从文件材料的形成、积累、管理、归档有序进行。从而切实把公司档案管理纳入制度化轨道。
比如，确定分管领导和专(兼)职档案人员，负责对档案管理的组织协调工作和档案的收集和整理工作。各部门指定专门人员可以为兼职档案员，负责本部门的档案收集、接收、整理、分类、鉴定、保管、统计、移交等工作，业务上受公司办公室的监督、指导。
办公室档案管理人员平时也要认真做好收集、整理、管理工作。做到及时、主动收集存档的资料；按时归档、定期整理并经常检查，反复过滤；整理有序，科学管理，分柜存放，方便查找。
要将档案管理工作纳入公司业务管理程序，纳入公司各业务部门、职能部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。即部门档案的管理工作做到“三纳入”、“四同步”：纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
文件整理的最终目的是第8篇
文件整理的最终目的是第9篇
编号：Q/LD-GL-TG-01
公司文件管理制度
拟 制：
审 核：
批 准：
1.目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2.范围
本制度适用于公司所有有效文件。
3.职责
3.1体系管理办公室
3.1.1 负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。
3.1.2 负责公司文件的下发及管理。
3.1.3 负责本制度的实施。
3.2 其它各部门
3.2.1负责拟制与本部门工作职责相关的文件。
3.2.2负责按本制度规定执行
4．程序内容
4.1公司文件的分类
4.1.1 公司文件进行以下分类：
A层文件：手 册
B层文件：程序文件
C层文件：三级文件（包括管理制度、作业指导书、操作规程、相关记录、标准化表格、外来文件等）。
4.1.2外来文件
（1）法律法规及相关政策要求；（2）技术标准。
4.2公司文件的管理
4.2.1公司文件管理归口于体系管理办公室，体系管理办公室负责所有公司文件的下发管理，负责建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，保证公司文件处理工作高效运转。
4.2.2公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。
4.3文件编制与审批
4.3.1文件格式要求
（1）文件要有名称、编号、版本、实施日期、拟制/审核/批准人等。
（2）文件的内容包括：目的、适用范围、职责、程序内容、相关记录等。
（3）文件应字迹清楚，标示明确。
4.3.2文件的编制与审批
各部门适用的文件由各部门根据相关程序的要求编制，部门领导或主管领导审核，经管理者代表批准，体系管理办发放，保存相关记录。
4.4文件编号
公司文件按照如下规则编号：
Q/LD-XX-XX-XX
文件顺序号，按01、02等依次编号区分。
部门汉语拼音名称缩写。
代表公司管理文件类型缩写。
代表公司内部文件。
各部门汉语拼音名称缩写为：
体系管理办公室TG，行政综合办公室ZH，财务部CW，安全管理办公室AG，质检部ZJ，人力资源RL，市场部SC，设备部SB，电仪车间DY，甲醚分厂JM，DCB分厂DCB。
公司管理文件类型缩写：
作业指导书ZD, 操作规程GC, 规范GF, 质量计划JH, 标准BZ，管理制度GL。 4.5文件下发与签收
4.5.1公司所有文件的下发，均需填写《文件发放回收记录》。
4.5.2新文件的下发如涉及到原有文件的作废，应在新文件下发后立即废止，且废止的旧文件须按废止的相关程序予以保管或销毁。
4.5.3公司所有下发的文件，必须办理签收手续。由体系管理办公室提供《文件发放回收记录》，交相关收文人员签收。
4.6文件的保存
4.6.1文件的保存形式：文件可以以书面形式或电子版形式保存，以电子版形式保存时，应有备份。
4.6.2文件的原件由体系管理办公室负责保存，副本由各部门负责保存。
4.6.3文件要分类保存，便于阅览；查阅和借阅文件，需经文件管理部门同意并作好记录，借阅文件的时间一般不得超过10天。
4.6.4当文件被毁坏、污染、脱色时，应重新领取新文件同时交还原文件；文件丢失时，向文件发放部门重新申请领取新文件。
4.6.5所有失效或作废文件由相关部门及时从使用现场撤出，加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用；对于作废文件因保留信息等需要不能销毁而需保存的，须经管理者代表批准，加盖“作废留存”印章，并在《文件、资料废弃记录表》上加以注明。
4.7文件的修改
文件的修改包括换版、更改、补充，由体系管理办负责。
4.7.1 文件的持有者在使用过程中发现内容不适用时，由持有者提供更改申请，并填写《文件更改申请表》送交体系管理办。
4.7.2 文件更改的审批，应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批，但其应获得审批所需要的有关背景资料。
4.7.3 文件经过多次更改或需修改内容超过原文的三分之一时，应由公司组织专业人员修订换版，由体系管理办在原《文件更改申请单》上注明，报管理者代表审批。
4.7.5 有关工艺、技术、程序的重要文件，应经必要的验证后由原批准者审批。
4.8文件的废弃与销毁
4.8.1废弃文件时，记录作废原因，经过有关部门的审核，得到有关文件最终认可者的认可后，通报给体系管理办，原文件发放部门在作废文件上加盖“作废”印章并收回。
4.8.2文件被作废后，文件控制部门在《文件发放回收记录》上作有关文件编号的删除标识，登记在《文件、资料废弃记录表》上，并整理文件目录。
4.8.3文件被作废后，因特殊需要留存的，应在原文件上加盖“作废留存”印章，并与现行文件分开保存。
4.8.4文件的销毁由各部门提出申请，经管理者代表批准，体系管理办实施。
4.9 文件的复制
任何部门未经许可不准私自复印、拷贝文件，需要复制文件时，应向管理部提出申请，经原文件批准人核准后方可复制。
5．相关记录
《文件发放回收记录》
《文件借阅、复制记录》
《文件、资料废弃记录表》
《文件更改申请单》
《文件销毁申请》
《文件有效性检查表》
文件整理的最终目的是第10篇
选择D；电脑使用一段时间后，由于文件的存贮和删除操作，磁盘上文件和可用空间会变得比较零散，这儿一片，那儿一片，我们称它为"碎片"。如果这种情况不加整理，磁盘的存取效率会下降。而磁盘碎片整理程序正可以帮您这个忙，将存贮的文件放在连续的空间上，令可用空间变成整块，不再处处是"碎片"。 提醒你一下，在使用磁盘碎片整理程序的时候最好关掉所有的程序，这样比较好整理，速度快.说白了,就是会使你的系统文件,更整洁啦,把硬盘上杂乱的文件按顺序排列到一起.让我们更高速的检索硬盘上的文件.相当于整理下衣柜.让我们更方便快速的找到自己想穿的衣服。