职场中应注意的礼仪细节_职场邮件基本礼仪

时间:2018-09-13 来源:礼仪 点击:

在商务往来中,使用电子邮件进行联络时,应当遵守一定的礼仪规范,尤其在大多数这些邮件是发给您的顶头上司的情况下,更应该注意,下面是小编收集的一些资料,让我们一起来看看吧。

邮件主要功能

1、使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论,以及达成的共识一目了然,并保持跟进直至工作完成。

2、能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则,并充当了作为每个工作项目历史档案的功。

3、充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受,或其他个性和工作风格上的差异,并以合理的方式解决意见不和以及争端。

〖关于邮件拟订、发送原则〗

原则:尊重他人时间。

在职场交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间。表现在电子邮件方面就是:只把有价值的信息最快、最直接地提供给需要的人。

〖关于邮箱名字〗

如果你不用于职场,不用于商务信函,你的邮箱名字叫阿猫、阿狗、土肥圆、流浪的天使、**-%!~用火星文命名之类的随你叫什么都可以!但是用于正式商务交流,就不行。如果没有公司统一的邮箱,自己的QQ、163等免费邮箱不管是发工作文件还是投递简历,我建议将邮箱显示名设置成自己的名字。因为发送正式商务文件,一定不要让收件人猜猜你是谁。

〖关于主题〗

发送邮件要拟订一个主题,让收件人看标题就明白你要将说什么内容。当然也便于邮件分类保存后的搜索、查阅。主题如此重要,建议:

1、不要空,也不要空洞。比如,有人投简历时要么空起,要么简历二字,这对收件人来讲起不到任何提醒作用;

2、要简洁,不要很长一段话才能表示 ,更不要直接把正文写在主题栏里;

3、要真实反应邮件主题的重要性,不要随便使用紧急标识;

4、一封邮件一个主题,不要大杂烩;

5、千万不要出现错别字;

6、回复邮件太多次时最好修改主题,防止RE:RE:RE:这样叠加盖楼。

〖关于称呼和问候〗

邮件的开头应当称呼和问候收件人,第一是提醒本邮件是面向他/他们的;第二称呼和问候能够体现一个人的修养和职业素养。建议:

1、恰当地称呼收件人、要拿捏好分寸。如果是中方往来邮件,有职务一般按职务尊称,如李总、刘经理、王工之类的;如果没有或不知道的,可以称呼先生/女士,搞不清楚性别可以称呼老师;如果面向多人发邮件,可以称呼各位同事、各位领导。如果是西方邮件,按西方商务函电规矩进行。

2、邮件的开始结尾一般都有问候,简单来说你好!、您好!大家好!就可以了。出国留学网提醒您,结尾一般简单来说用祝顺利、平安、安好,颂 商祺之类的就可以。

〖关于正文〗

正文很关键,基本要求是简明扼要、行文通顺。

1、根据自己与收件人的熟络程度、等级关系,邮件对内还是对外,选择恰当的语气和语言,防止造成误解;

2、用简单词汇和句子把要描述的内容叙述清楚、表达清晰,最好不要出现晦涩难懂的语句。

3、如果具体内容确实很多,正文最好只做摘要介绍,单独写文件作为附件进行详细描述。

4、如果必要,正文用序号列表,以示清晰明确;合理利用表格、图片辅助阐述更加直观。

5、一封邮件交待完整信息,不要在发出邮件后又想起事情没交待完再发邮件补充,标以更正、补充,容易引人反感。

6、尽量避免错别字或拼写错误。

7、合理提示重要信息。重要信息要特别提示,但提示切忌没有重点,更不要满篇都是红色、加粗、斜体的提示,恐影响收件人阅读邮件。

8、选择合适的字体,不要太大,也不要太小。同时邮件中一般不要使用:)之类的笑脸字符。因为在商务邮件特别是对外邮件中,这样的字符显得有些轻佻。

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